Conoce las estrategias de Marketing Digital adecuadas para cada etapa de organización de un evento y las mejores redes sociales para promocionarlo.

Los profesionales del sector de la organización de eventos y espectáculos están constantemente buscando nuevas fórmulas para sorprender y generar nuevas experiencias. En un sector en el que sigue conviviendo el offline con el online a las perfección, las estrategias de Marketing Digital suponen una parte fundamental ¿Sabrías identificar las mejores redes sociales para promocionar tu evento?.

Los eventos se han convertido en una potentísima herramienta de comunicación para las empresas y una oportunidad única para diferenciarse. Pero no solo eso, está demostrado que organizar eventos aporta una larga lista de beneficios como el refuerzo de la imagen de marca, estrechar lazos, ampliar la red de contactos, mejorar el trabajo en equipo, por citar unos pocos. 

Si organizas eventos o estás pensando en comenzar a organizarlos, las redes sociales serán tu grandes aliadas en tu estrategia para la promoción y captación de asistentes. Pero antes de meterme de lleno con el social media, voy a identificar las diferentes etapas de la organización de un evento.

Las 3 etapas de la organización de eventos

Antes de meternos de lleno en las estrategias de redes sociales, es interesante que conozcamos las distintas fases de la organización de eventos:

Antes del evento

Recibe el nombre de pre-producción. Es la etapa de planificación y preparación del evento en la que definimos los objetivos, el target y otros detalles importantes como el presupuesto, la fecha, el lugar del evento, acciones a realizar, proveedores, etc. Toda esta información quedará reflejada en el briefing del evento

Definición de objetivos y target del evento

Congresos, eventos corporativos, festivales, conciertos, fiestas afterwork, aniversarios, entregas de premios, talleres, webinars, actos benéficos, carreras populares, ferias,… ¿hay una gran variedad de tipos de eventos, verdad?  Para saber cual se adapta mejor a tus necesidades tendrás que tener claros cuáles son los objetivos que persigues y dónde está tu target.

¿Qué quieres conseguir con el evento? Esta pregunta ayudará a definir los objetivos, por ejemplo: branding, dar a conocer un nuevo producto, networking, fomentar el trabajo en equipo, incrementar ventas, entretener, fidelizar, etc.

En función de los objetivos y de conocer al publico a quien te quieres dirigir, podremos diseñar el evento y planificar la estrategia de marketing

Elaboración del briefing

El briefing es un documento de trabajo imprescindible , en el que el cliente plasma la información necesaria para la organización de un evento como la información de la marca, objetivos, target, tipo de evento, fechas, lugar del evento, timing, presupuesto, etc.

Durante el evento

Esta es la fase de producción, en la que se desarrollan las acciones recogidas en el briefing y en la escaleta del evento

Aquí la coordinación es clave para el éxito del evento, ya que se dan cita todas las personas involucradas como técnicos de sonido e iluminación, decoradores, montadores, catering, azafatas, artistas, proveedores, ponentes, etc.

Después del evento

Estamos en la fase de post-producción, es el momento de medir los resultados, conocer el nivel de satisfacción del cliente, los objetivos conseguidos y el ROI, una métrica que trata de calcular el beneficio que se ha conseguido por cada euro invertido en el evento.

Promoción de un evento

El marketing de eventos abarca desde la fase de pre-producción hasta después del evento. En este post me centro en la parte online de la estrategia pero no hay que olvidarse de la promoción de toda la vida, la publicidad offline, como la creación de folletos, carteles, acudir a medios de comunicación, buscar patrocinadores, etc.

Los asistentes potenciales del evento están en una o varias redes sociales. Allí es donde se encuentran y allí es donde hay que estar si quieres llamar su atención.

No todas las plataformas sirven para lo mismo y el público es distinto en cada red social. De nuevo entran en juego los objetivos y el target definido para tu evento, ya que dependiendo de éstos elegiremos unas redes sociales u otras. 

Entonces ¿Cuáles son las mejores redes sociales para promocionar eventos?

En cuanto a edades, Facebook es la red social con un perfil más senior mientras que en Instagram, TikTok y en Twitter es más joven. Los usuarios buscan entretenerse en TikTok e Instagram, en Twitter información en tiempo real.

¿TikTok? Si si, de ser considerada una red social para adolescentes ha pasado en convertirse en una herramienta de promoción poderosísima por su gran alcance orgánico, además desde el confinamiento la media de edad de usuarios ha subido, pudiendo llegar a un público más amplio.

Facebook es la red social con más usuarios pero ha perdido mucho alcance orgánico, eso si, si quieres hacer publicidad es la mejor.

Instagram sigue siendo la red social mejor valorada por los usuarios y la que más ha crecido en los últimos años. Tiene todos los ingredientes para convertirse en la mejor red social para promocionar eventos:

  • Es el medio social más visual, perfecta para compartir imágenes y vídeos del evento.
  • Sus formatos de contenido (publicaciones del feed, stories, reels…) favorecen la interacción, humanizan la marca, y te ayudan a conseguir engagement.
  • Las campañas de publicidad en Instagram Ads son muy efectivas y es la favorita de las marcas para trabajar con influencers.

Twitter te ayudará a llevar tráfico a la web de tu evento y monitorizar el hashtag oficial elegido. Además, también puede convertirse en el principal medio para organizar un evento online como el #Clickseo.

estrategias para promocionar eventos en redes sociales

Estrategias para promocionar eventos en Redes Sociales

Antes del evento

Antes de crear contenido debes tener claro cual es la guía de estilo definida (colores, tipografía, logo…) y ser fiel a ella a lo largo de las 3 fases para que al usuario le sea más fácil identificar el evento. Cada detalle es importante pero en redes sociales gana el contenido de calidad, por lo que recomiendo dar rienda suelta a la creatividad.

Optimiza los perfiles cada red social con una descripción original del evento en la biografía, enlaces, foto de perfil identificativa y que las imágenes tengan las medidas de cada red social. Recuerda optimizar cada publicación con un buen copy y sin olvidarte de mencionar a las personas involucradas, añadir ubicación y hashtags.

Es en esta fase cuando se define el hashtag oficial del evento, quizás sea uno de los aspectos más importantes si quieres que se hable en torno al evento antes, durante y después de su celebración.

Planifica tus contenidos en un calendario editorial. Crea publicaciones atractivas que incluyan elementos audiovisuales, geolocalización, etiquetas, menciones y llamadas a la acción. No te olvides de incluir el hashtag oficial del evento.

Anima a la participación creando concursos y sorteos que ayuden a conocer el evento y aumentar la asistencia. Alíate de los stories en Instagram para crear contenido original y acercarte a tu público.

Comparte información útil sobre el evento como la agenda, información de venta de entradas, inscripciones, datos sobre la localización, catering, dar a conocer a los ponentes, artistas o personas involucradas,… En definitiva, las preguntas frecuentes que pueden surgir en cualquier evento.

Escucha a tu audiencia y utiliza las Redes Sociales como un canal de atención al cliente.

Comparte contenidos de terceros a lo largo de todo el evento.

Crea una campaña de email Marketing.

En caso de querer invertir en publicidad, Facebook sigue siendo uno de los medios más eficaces para anunciarse en Internet. Realizar una campaña en Facebook/ Instagram Ads puede ser una de las mejores formas de llegar a tu público objetivo antes del evento.

Valora la opción de realizar una campaña con influencers que conecten con el público objetivo del evento.

Durante el evento

Emite en directo partes del evento y aprovecha los stories de Instagram para mostrar lo que no se ve en el evento como el montaje, los ensayos o momentos de backstage. Entrevista a asistentes, artistas, ponentes y demás personas que participen en el evento.

A través del hashtag oficial podemos generar una conversación en torno al evento en Twitter y conocer la opinión de los asistentes ¿te imaginas que tu evento se convierte en Trending Topic?

  • Haz que el hashtag oficial aparezca en todas partes tanto en soportes físicos como formatos online: pantallas, folletos, pulseras, credenciales, carteles, banners…
  • Los Social Walls son pantallas que muestran información en tiempo real que proviene de la monitorización de hashtags en Twitter e Instagram. Si el presupuesto del evento lo permite, ayúdate de ellos.
  • Realiza algún sorteo o concurso durante el evento y anuncia a los ganadores por Twitter.
  • Apuesta por contenido visual que impacte, y por supuesto algún meme.
  • Pide apoyo a twitteros, bloggers y personas involucradas en el evento para que compartan tweets con el hashtag oficial.
  • Involucra a los asistentes, interactúa, conversa… ¿sabías que los RT también cuentan?

Hay eventos que son más propicios para seguirlos en twitter, por ejemplo los deportivos como una carrera solidaria, de entretenimiento como la Eurovisión o de Marketing Digital como el Pro Marketing Day

Después del evento

Tanto los asistentes como los que no pudieron acudir seguro que quieren ver y compartir las fotos del evento. En Instagram te recomiendo hacerlo en el formato carrusel.

Es el momento de medir resultados y conocer el nivel de satisfacción a través de comentarios, conversaciones y encuestas. Ayúdate de herramientas como metricool, google analytics, hootsuite o las propias estadísticas de las Redes Sociales para elaborar un informe de resultados.

Da las gracias a las personas involucradas en el evento: Organizadores, decoradores, técnicos, catering, azafatas, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación, etc.

Conclusión

Las estrategias de marketing online deben darse la mano con el offline ¿estás de acuerdo? Y en los tiempos en los que vivimos parece impensable organizar eventos sin contar con las redes sociales, nuestras grandes aliadas.

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